Per una più efficiente gestione del flusso documentale ed ai fini dello snellimento delle procedure e della trasparenza dell’azione amministrativa del Servizio del Genio Civile di Trapani, a far data 1° Marzo 2011 è stato attivato il protocollo informatizzato denominato “ Iride “.
Pertanto tutti i documenti trattati dall’Ufficio, sia in ingresso che in uscita o a circolazione interna, sono protocollati con il sistema informatizzato predetto che ne consente l’immediata tracciabilità, reperibilità e conferisce certezza, anche sotto il profilo giuridico, dell’effettivo ricevimento e spedizione dello stesso documento.
La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica per tutte le UU.OO ed è rigidamente PROGRESSIVA e non MODIFICABILE. Essa si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia da 1 all’inizio dell’anno successivo.
Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti sono strettamente correlati tra loro, ad eccezione del periodo d’uso del Registro di Emergenza.
Gli operatori del protocollo e tutti i dipendenti nell’effettuare le operazioni di registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti dovranno attenersi alle seguenti DIRETTIVE:
1) l’attività di protocollazione informatica sarà espletata dal personale individuato con proprio Ordine di Servizio n. 626 del 28/02/2011. Con lo stesso O.d.S. sono stati, altresì. individuati anche il Responsabile Amministrativo del Protocollo (R.A.P.) ed il Responsabile Tecnico del Protocollo (R.T.P.) preposti al predetto Ufficio
2) gli addetti provvederanno ad apporre la segnatura di protocollo (numero e data assegnati dal sistema) al documento in arrivo e ad assegnare lo stesso alla SCRIVANIA della Unità Operativa destinataria per competenza. L’assegnazione della posta avverrà seguendo lo schema di seguito riportato:
- U.O. 2 - tutte le istanze relative alla attività amministrativo contabile;
- U.O. 3 - documenti relativi agli artt. 6 e 7 della L. 64/74 e le “ richieste di accesso ai documenti amministrativi” o comunque di competenza dell’U.R.P./Front-Office;
- U.O. 4 - documenti relativi al monitoraggio e controllo di 1° livello( POR );
- U.O. 5 - documenti relativi alla geologia, all’assetto idrogeologico e prevenzione del dissesto idrogeologico;
- U.O. 6 - documenti relativi alla normativa sismica del settore stradale, ferroviario ed aereoportuale;
- U.O. 7 - documenti relativi al consolidamento ed opere idrauliche;
- U.O. 8 - documenti relativi alla normativa sismica delle opere igienico sanitarie, fognature e reti idriche;
- U.O. 9 - documenti relativi all’applicazione del T.U. sui pozzi ed acque;
- U.O. 10 - documenti relativi agli impianti eolici e fotovoltaici;
- UU.OO. 11 e 12 - documenti relativi alle cooperative edilizie ed art. 32 della L.R. n. 7/2003 relativo all’edilizia pubblica;
- UU.OO. 13, 14, 15 e 16 - documenti relativi all’edilizia privata in conformità all'individuazione delle UU.OO. effettuata con O.S. n.620/2010;
- U.O. 18 - documenti relativi alla Capitaneria di Porto, demanio e porti.
I documenti non rientranti nella tipologia sopra elencata e quelli relativi alle pratiche di edilizia privata del comune di Pantelleria, saranno assegnati alla scrivania dell’U.O. 1 per essere, successivamente, assegnate dall’Ingegnere Capo alle competenti Unità Operative;
3) la documentazione relativa al deposito di cui all’art 32 della L.R. 7/2003 inerente alle UU.OO. 6, 8, 11, 12, 13,14, 15 e16 sarà protocollata direttamente presso la succursale di via Manzoni.
4) al documento appena registrato sarà apposto adeguato timbro manuale recante la scritta “Genio Civile di Trapani” e la data ed il numero sarà trascritto manualmente nell’apposito spazio. Ultimate le operazioni di protocollazione, l’operatore provvederà alla stampa, per ciascuna Unità Operativa destinataria, del “REPORT” di accompagnamento, in duplice copia, della documentazione protocollata. Quest’ultima verrà trasferita ovvero ritirata dal personale preposto. L’U.O. destinataria, effettuati i necessari riscontri con l’elenco di accompagnamento, provvederà a restituirne copia del suddetto elenco di accompagnamento agli addetti al Protocollo debitamente firmata dal Dirigente o da addetto dallo stesso individuato avendo cura di apporre l’ora e la data per avvenuta ricezione. I dirigenti responsabili (o loro delegati) delle strutture utente, ricevuta la corrispondenza ed accertato che la stessa è di competenza della struttura, provvederanno tramite la procedura IRIDE alla presa in carico ed all’assegnazione al personale della propria struttura. Qualora i dirigenti responsabili (o loro delegati) ricevessero documenti non di loro competenza, dovranno procedere alla tempestiva restituzione agli addetti al Protocollo i quali provvederanno sia al trasferimento informatico – e successivamente materiale – della predetta corrispondenza alla struttura utente competente; se non fosse possibile individuare detta struttura, la documentazione dovrà essere trasferita - informaticamente e materialmente – all’U.O.1 che provvederà di conseguenza. Tutti i trasferimenti di cui sopra dovranno essere effettuati a mezzo dell’elenco di accompagnamento ( Report )
5) La corrispondenza nominativamente intestata a qualunque dipendente in servizio presso la struttura del Genio Civile di Trapani, NON sarà aperta agli addetti al Protocollo, ma direttamente consegnata all’interessato, il quale dopo averne preso visione, se a suo insindacabile giudizio valuterà che i documenti ricevuti non sono personali, provvederà senza indugio alla consegna della stessa per l’eventuale registrazione. La corrispondenza con la dicitura “riservata” non dovrà essere aperta ma consegnata in busta chiusa all’Ingegnere Capo o suo delegato, il quale, a suo insindacabile giudizio ed in funzione delle comunicazioni trasmesse, deciderà se trascriverla nell’apposito registro cartaceo o provvederà all’invio della stessa all’Ufficio Protocollo.
6) La protocollazione di corrispondenza relativa alla presentazione delle offerte in occasione della partecipazione a gare per lavori o per la fornitura di beni o servizi, sia pervenuta a mezzo servizio postale che portata a mano dagli interessati, dovrà essere consegnata direttamente agli addetti al Protocollo che apporranno sulla busta – che non dovrà assolutamen¬te essere aperta – un timbro con la dicitura: “Pervenuto in data _________ alle ore ______” e, successivamente, alla registrazione di protocollo delle buste pervenute apponendo sulle stesse il numero e la data di protocollo assegnati dal si¬stema informatizzato.
Sono esclusi dalla protocollazione in quanto soggetti a sistema di registrazione diversa:
a) i decreti di concessione acque, ai quali è assegnata una propria numerazione nel registro del Repertorio;
b) i verbali e i contratti.
7) Tutta la corrispondenza generata dalle UU.OO. destinata ad utenti interni ed esterni di questo Ufficio dovrà essere protocollata, come posta “in partenza”, a cura delle stesse Unità Operative. Tale operazione dovrà essere compiuta soltanto dopo che il documento assuma la veste dell’ufficialità, vale a dire dopo l’ apposizione di firma da parte del Dirigente e/o dell’Ingegnere Capo. Dopo le operazioni di protocollazione il sistema IRIDE rilascerà automaticamente il numero e la data del protocollo che saranno riportati fedelmente sul documento e sulla minuta. Quest’ultima sarà trattenuta dall’U.O. e il documento originale sarà trasmesso agli addetti alle operazioni di spedizione.
8) La posta in uscita legata ad iter istruttori della Legge n. 64/74, che derivano dai depositi precedentemente effettuati dagli utenti ai sensi dell’art. 32 della L.R. n. 7/2003 in applicazione dei disposti dell’art. 17 della Legge n. 64/74, la lettera di trasmissione del nulla osta rilasciato ai sensi dell’art. 18 della Legge n. 64/74, dovrà avere apposto il numero in partenza generato dal sistema IRIDE e lo stesso dovrà essere riportato sugli elaborati ad esso allegati.
9) La posta brevi-manu sarà consegnata, esclusivamente in orario d'ufficio e senza eccezione alcuna, direttamente al personale della portineria. Il rilascio della ricevuta di avvenuta protocollazione avverrà nei giorni ed in orario di ricevimento del pubblico. L'attestazione dell'avvenuta consegna brevi-manu della posta direttamente al personale di portineria avverrà con l'apposizione del timbro dell'Ufficio sul duplo prodotto dallo stesso utente.
10) Il responsabile tecnico del protocollo ( R.T.P.) provvederà, alla manutenzione tecnica degli archivi della procedura IRIDE, cioè alla “creazione”, “cancellazione” e “profilazione” degli account utente. Provvederà, inoltre, alla correzione degli errori accidentali, che dovranno essere comunicati per iscritto anche attraverso la propria e-mail, solo dopo averne ottenuto l’autorizzazione alla correzione dal R.A.P.
11) Nel caso di impossibilità tecnica di utilizzare la piattaforma IRIDE (totale mancanza di collegamento in rete intra¬net) il R.A.P. di concerto con il R.T.P., provvederà all’apertura di una sessione di esercizio del “REGISTRO DI EMERGENZA” (denominato nella piattaforma IRIDE con la sigla R.E.), indicandone la/le motivazione/i, la/le data/e e l’orario di inizio e, terminata l’emergenza, quello di chiusura. Gli atti assunti al protocollo sia in entrata che in uscita durante la sessione di emergenza ed i relativi numeri prodotti, saranno TEMPESTIVAMENTE riportati nella piattaforma IRIDE, appena questa sia disponibile. Detto registro sarà custodito presso la stanza del R.A.P. Sul registro di emergenza, per ogni giornata di registrazione manuale, sarà riportato il numero totale di registrazioni. Nelle predette situazioni di emergenza – specie nei casi in cui esse si protraggano per più giornate lavorative - tutte le protocollazioni dei documenti (in arrivo ed in partenza) saranno effettuate esclusivamente dall’Ufficio protocollo. Ad ogni registrazione nel registro di emergenza verrà attribuito un nuovo numero di protocollo consecutivo all'ultimo numero utilizzato per la registrazione precedente in modo da garantire comunque, anche a seguito di successive interruzioni, l’identificazione univoca dei documenti registrati; numero e data così assegnati saranno successivamente associati al numero di protocollo informatizzato unico.
Al fine di una più facile comprensione del nuovo sistema di protocollo informatico, si allega il diagramma di flusso dei documenti in arrivo e in partenza di questo Servizio.
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Diagramma di flusso documentale